De rijksoverheid investeert zo’n 60 miljoen euro in een Workspace Management Systeem, waarmee ambtenaren werkplekken kunnen reserveren. Met het systeem moet hybride werken de komende twintig jaar mogelijk worden gemaakt. De ambitie is groot: zo’n 20 tot 40% van de gebouwen van het Rijk moet uiteindelijk verdwijnen.

Voordat het Workspace Management Systeem bij alle Rijkskantoren wordt uitgerold, vindt er eerst onderzoek plaats in combinatie met pilots in kantoren van de overheid in Amsterdam, Den Haag, Utrecht, Leiden, Eindhoven en Den Bosch. Deze gaan per 1 november 2023 van start en duren zo’n 10 maanden, zo valt te lezen op de projectpagina.

Bij een positieve uitkomst van de pilots gaan alle rijkskantoren over naar het nieuwe systeem. Dit moet ertoe leiden dat tot zo’n 40% van de gebouwen van de rijksoverheid verdwijnen. Ook personeelskosten en kosten voor materieel moeten daarmee gaan slinken.

Het Rijk gaat niet in één keer overstag. Eerst worden enkele modules van het systeem aangeschaft, om te dienen als pilot. Medewerkers van het Rijk kunnen daarmee eenvoudig en snel vanaf afstand en op locatie een passende en beschikbare werkplek vinden en reserveren die past binnen de beschikbare capaciteit aan werkplekken. Met het systeem kan ook de werkplek van een collega worden gevonden.

Mogelijkheden onderzoeken

De bedoeling is dat de modules een gebouwnavigatie-functionaliteit leveren en er moet een uitstekende gebruikersvriendelijke app-gebruikersinterface worden opgetuigd. Er wordt daarnaast onderzoek gedaan naar de andere modules van het systeem. Deze gaan over facilitaire en logistieke functionaliteiten, zoals bezoekers aanmelden, vergaderzalen reserveren, eten en drinken, storingsmeldingen, parkeren, fietsen reserveren en toegang verkrijgen. Ook wordt er bekeken naar hoe het systeem zoveel mogelijk aan duurzaamheid en energiebesparing kan bijdragen

Uiteindelijk volgt er ook onderzoek naar de aanschaf van het systeem voor locaties die niet binnen de rijkshuisvesting vallen, maar daar wel mee te maken hebben. Het gaat bijvoorbeeld om de kantoren van de NVWA, het OM en locaties van RWS.

De verwachting is dat de pilots in september 2024 zijn afgerond. Als het systeem wordt aangeschaft voor alle rijkskantoren, moet het zo’n twintig jaar meegaan.