Circulair gebouw beheren. Hoe doe je dat en waar moet je op letten?

Circulair gebouw beheren

Wat betekent de circulaire economie voor technisch vastgoed professionals? Het circulaire denken stopt dus niet na het bouwen van een gebouw. Het gebruik en het beheer zijn net zo belangrijk. Hoe loop je voorop en wat zijn de mogelijkheden? We hebben een overzicht gemaakt met praktische mogelijkheden. Circulair gebouw beheren

We hebben met elkaar afgesproken om in 2050 een circulaire economie te zijn. Dit lijkt nog ver weg, maar er is dan ook nog een lange weg te gaan binnen de vastgoedwereld. Gebouwen zijn verantwoordelijk voor 35% van de totale CO2-uitstoot in Nederland. Onderhoud en gebruik van gebouwen doen daarnaast een groot beroep op onze grondstoffen in de vorm van energie, water, onderhoud, schoonmaak en diensten.

Definitie van circulair gebouw

Een gebouw dat met minimale inzet van virgin materials en andere grondstoffen maximale waarde creëert om op duurzame wijze te voorzien in een huisvestingsbehoefte, waarbij de gebruikte materialen hun waarde blijven behouden tijdens en na het gebruik.

Dit artikel gaat over het optimaliseren van de gebruiksfase. Kortom, hoe ga je om met het dagelijks onderhoud en verwerk je circulair beheren in het Duurzaam Meerjaren Onderhoudsplan (DMJOP)?

 

Circulaire paspoort gebouw

Jij bent als gebouwbeheerder verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw. We hebben geen invloed meer op de bouw van het gebouw, maar met het opzetten van een circulair paspoort met daarin een overzicht van alle gebouwkenmerken die betrekking hebben op de circulariteit van een gebouw, kun je een goede start maken voor een circulair gebouw.

Kijk bij het opzetten van een circulair paspoort zoveel mogelijk naar bestaande standaarden, normen en labels voor duurzaamheid van gebouwen. Bij het opzetten van een gebouwpaspoort gaat het dus niet alleen over de gebruikte bouwmaterialen, maar ook over:

  • Hoe is het beheer en onderhoud geregeld;
  • Hoe wordt er met transformaties omgegaan;
  • Hoe flexibel is het gebouw;
  • De herbruikbaarheid van onderdelen uit het gebouw;
  • Mogelijkheid waardebehoud door optimalisatie van gebouwfuncties.

Belangrijk hierbij is welke van deze kenmerken zijn relevant om te meten, vast te leggen en bij te houden gedurende het bestaan en gebruik van het gebouw? Belangrijke vragen hierbij zijn:

Waar staan we nu en hoe kan de circulariteit nog verbeterd kan worden?                                                                                                                Hoe kun je als beheerder gebouwen op een rendabele en praktische manier duurzaam en toekomstbestendig maken?

Hoe is het beheer en onderhoud geregeld

In welke mate kun je als beheerder een zo circulair mogelijk beheer en onderhoudsplan realiseren? Niet alleen het verlagen van het energieverbruik in gebouwen is hierbij heel belangrijk, maar ook het grondstoffenverbruik. Welke zaken kun je hierbij van je leveranciers eisen. Ga bijvoorbeeld met leveranciers in gesprek om gebruik en verbruik van grondstoffen zichtbaar te maken. Circulaire economie gaat vaak over diensten afnemen in plaats van producten.

 

Hoe flexibel is het gebouw

Creëer voor jezelf een overzicht in de aanpasbaarheid van het gebouw. Is het gebouw geschikt voor andere doeleinden indien de markt verandert? Zijn er andere functies en behoeften waarin het gebouw kan voorzien? Flexibiliteit van installaties is daarbij ook belangrijk.

 

De herbruikbaarheid van onderdelen uit het gebouw

Bepaal welke onderdelen van het gebouw hergebruikt kunnen worden. Indien een onderdeel van het gebouw in een andere omgeving hergebruikt kan worden, bespaar je grondstoffen. In welke mate kan het gebouw gerecycled worden?

 

Hoe wordt er met transformaties omgegaan

Hoe kun je als organisatie bij transformaties voorkomen dat je materialen gebruikt die niet meer kunnen worden hergebruikt. Welke alternatieve mogelijkheden zijn er voor oplossingen met hernieuwbare grondstoffen?

 

Mogelijkheid waardebehoud door optimalisatie van gebouwfuncties

Grondstoffen kunnen volledig herbruikbaar zijn, maar grondstoffen in een gebouw dat niet wordt gebruikt (bijvoorbeeld vanwege een ongunstige locatie) hebben minder waarde dan wanneer ze zijn toegepast in een gebruikt gebouw. Grondstoffen dienen ingezet te worden daar waar ze het meeste waard zijn. Hoe kunnen de gebouwen optimaal worden gebruikt?

 

Koers is gespecialiseerd in beheer en onderhoud

 

 

 

 

CBRE: Nederlandse kantoren naderen belangrijk klimaatstation

Afgelopen week publiceerde CBRE het onderzoeksrapport ‘Nederlandse kantoren naderen belangrijk klimaatstation’, waarbij is onderzocht hoe het landelijk én per stad zit met de energielabel-C verplichting. Landelijk gezien voldoet ruim 58% van de voorraad aan de labelverplichting, maar de verschillen tussen de Randstad en de rest van het land zijn groot. Het merendeel van de gemeenten houdt er een coulante handhaving op na, alhoewel dit per gemeente kan verschillen.

Belangrijker, verandering zou niet door wetgeving of handhaving moeten komen, maar vanuit de markt. Deze regelgeving is een horde naar een veel groter doel: Paris-proof in 2050. Gebouwgebonden CO₂-uitstoot en energieverbruik zijn daarbij belangrijkere graadmeters dan de huidige energielabels.

Gebouweigenaren kunnen het heft in eigen handen nemen door een roadmap met de natuurlijke renovatiemomenten tot 2050 op te stellen en die te koppelen aan verduurzaming in plaats van horde voor horde te nemen.

Amsterdam

Inmiddels voldoen zowat alle grotere kantoorruimtes (> 10.000 m²) in Amsterdam aan de energielabel C-verplichting. Gebouwen die tot voor kort nog niet voldeden, worden nu – of zijn onlangs – grootschalig gerenoveerd. Voor het deel van de voorraad dat nu niet voldoet (ruim 810.000 m²), geldt voor 135.000  m² een ander toekomstplan. Deze kantoorruimte wordt in de komende periode óf getransformeerd óf grootschalig gerenoveerd. Voor meer dan 15% van de niet-duurzame voorraad is dus al een oplossing gevonden voordat er nieuwe wetgeving intreedt.

Rotterdam

Hoewel Rotterdam een relatief verouderd kantoorbestand heeft, presteert de havenstad bovenmatig goed met oog op de nadere energielabelverplichting. Verreweg het merendeel (84%) van de totale voorraad voldoet nu al aan de C-criteria en 53% van de voorraad heeft zelfs een A-label of beter – overigens wel een handje geholpen door stadsverwarming.

Den Haag

Bijna 86% van de voorraad is klaar voor nieuwe wetgeving, inclusief een flinke voorraad kantoren zonder C-label-verplichting vanwege een monumentale status (16%). Zo’n 9% heeft nu een D-label of slechter, terwijl ca. 5% überhaupt geen geldig label heeft. De trek naar het central business district, in combinatie met een zeer smalle ontwikkelpijplijn, maakt grootschalige moderne kantoorruimte behoorlijk schaars. Met een leegstandsniveau van minder dan 4% (onder het frictieniveau) heeft Den Haag amper ‘schuifruimte’. Ingrijpende renovaties zijn uitdagend, want tijdelijke huisvesting die aan de eisen voldoet en met een goede ov-bereikbaarheid is moeilijk te vinden.

Utrecht

Van de 25 gemeenten met de grootste kantorenvoorraad, is Utrecht de duurzaamheidskoploper. Ruim 93% van de kantoren is er klaar voor nieuwe wetgeving en bijna 64% heeft zelfs een A-label, of beter. Slechts 3,6% moet het met een ‘D’ of lager stellen, en 3% heeft op dit moment nog helemaal geen energielabel.

Eindhoven

Eindhoven is een middenmoter in de verduurzaming van de kantorenmarkt. Afgezet tegen het totale aantal beschikbare vierkante kantoormeters, staat de ‘lichtstad’ op plek 13 in de nationale top 25. Bijna 81% van de voorraad voldoet aan label-C en is dus klaar voor de nieuwe wetgeving. 48% hiervan heeft zelfs een A-label, of beter. Daar staat wel een flink aandeel tegenover met een D-label, of slechter (ruim 13%). Bijna 6% van de voorraad heeft helemaal geen geldig energielabel.

Zwolle

De Zwolse kantorenmarkt zit onder in de middenmoot als het gaat om de label C-verplichting. Van de 25 grootste kantorensteden staat Zwolle op plek 15. Op dit moment voldoet 12,2% van het kantoorvolume niet aan de verplichting, en voor nog eens 9,3% is dit onzeker. Dit betekent dat bijna een kwart van de kantoormeters momenteel de wettelijke norm niet zal halen en vanaf 2023 mogelijk sluiting riskeert.

 

Klik hier om het volledige rapport te lezen.

Krijg grip op compliance in gebouwonderhoud

De wet- en regelgeving omtrent gebouwonderhoud stijgt de laatste jaren enorm. Hoe blijf je toch compliant? Op 28 juni geven Planon Building Management en Melford in een gratis webinar praktische tips om compliant te worden én te blijven. Schrijf je hier in.

Gebouweigenaren of -beheerders hebben te maken met een toenemend aantal wet- en regelgevingen op het gebied van veiligheid, duurzaamheid en gezondheid. Een overzicht houden van al deze verplichtingen is vaak een grote uitdaging, want er bestaat geen eenduidig overzicht met alle regels waaraan gebouweigenaren of -beheerders moeten voldoen. Daarnaast gaat het bij compliance in gebouwonderhoud niet alleen om het uitvoeren van verplichte wettelijke keuringen en het kunnen tonen van keuringsrapporten in een softwaresysteem.

Om altijd op de hoogte te blijven van de laatste wet en -regelgeving is het raadzaam eerst een beheersstructuur in te richten en verantwoordelijkheden toe te wijzen. Eerst organiseren en dan pas automatiseren. Maar hoe pak je dit aan en wat zijn de resultaten? Planon Building Management en Melford organiseren op dinsdag 28 juni om 10.00 uur een gratis webinar waarin praktische stappen worden gedeeld om gebouweigenaren en -beheerders te helpen met compliance in gebouwonderhoud.

In dit webinar komt u meer te weten over:

–                      Wat compliance is in het kader van gebouwonderhoud
–                      De praktische uitdagingen die we zien bij het willen voldoen aan wet- en regelgeving
–                      De weg naar een ingerichte compliance oplossing
–                      De ondersteuning vanuit Planon software voor compliance in gebouwonderhoud
–                      Het visualiseren van compliance met behulp van dashboards in Planon software
–                      Hoe Planon Building Management en Melford praktisch kunnen ondersteunen bij het creëren van inzicht in en controle over de compliance van uw vastgoed

Interesse? Meld u dan hier aan!

BIM maakt vastgoedbeheer makkelijk

BIM Vastgoedbeheer

Met één druk op de knop inzicht in het vloeroppervlak van de entree, het type verlichting in het bedrijfsrestaurant of de hoeveelheid brandslanghaspels in de kantoren? Met BIM is dat gesneden koek. BIM (Bouwwerk Informatie Model) is een digitale manier voor het ontwerpen, bouwen en onderhouden van vastgoed. Het model is de oplossing voor het opslaan en delen van informatie. Hét antwoord op bouwen zonder faalkosten én het verzamelen en praktisch ontsluiten van alle relevante gebouwinformatie. BIM Vastgoedbeheer

 

Wat BIM voor technisch vastgoedbeheerders kan betekenen? BIM-experts Lex Ransijn en Jasper de Mink van VDCbase leggen het uit. Lex: “Hoewel de techniek het allang toelaat drukken we bouwtekeningen, onderhoudscontracten, certificaten en handleidingen nog steeds af en bewaren we ze in keurig gesorteerde ordners in de kast. Waarom? Er zijn veel betere manieren om informatie te verzamelen en te beheren. Wij helpen partijen informatie gestructureerd op te slaan. Digitaal dus. En daarnaast leren we ze opnieuw lezen. Want een tekening lezen, dat gaat prima, maar een 3D-model lezen vereist wat extra skills.”

 

Alle kennis zit in het hoofd

“Met een digitaal kloppend systeem kunnen organisaties een grote slag slaan,’ vult Jasper aan. ‘En voor de kosten hoef je het echt niet te laten. Een vastgoedbeheerder is een derde van zijn tijd bezig met het zoeken naar informatie, reken maar uit wat de tijdwinst is als dit met een paar muisklikken op het scherm staat. Met pointcloud laserscanning kun je bestaand vastgoed relatief gemakkelijk in BIM-modellen omzetten. Dan heb je dus direct inzicht in verschillende relevante parameters. Er zijn gebouwbeheerders die dit niet zien zitten en aangeven dat alle kennis toch gewoon in hun hoofd zit of op papier staat. Maar wat als de beheerder wegvalt? Kan een ander wijs worden uit die kast met ordners vol met oude tekeningen? En wat doe je met nieuwe informatie? Wanneer een leverancier een armatuur levert en plaatst, ontvang je daarbij ook relevante gegevens. Het is de kunst om deze handleidingen en productbladen gesorteerd te houden. Maak je een nieuwe ordner aan of koppel je ze op de juiste plek in het 3D-model?”

 

Beter inzicht in eigen gebouw

“Als technisch beheerder ben je veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie. Met BIM bespaar je zeker een derde van deze tijd. Bovendien kun je ervan op aan dat de informatie uit het model klopt, wat betekent dat je exact de juiste prijs en de juiste spullen krijgt en daarnaast meerkosten voorkomt. Anders gezegd: je komt veel professioneler over en er is geen partij die je nog vierkante meters verkoopt die je niet nodig hebt. Lex en ik maken vastgoedbeheerders wegwijs in BIM. Wij zorgen voor de vonk in de organisatie, het besef dat het ook anders en vooral beter kan. Ons advies? Maak gebruik van een open source BIM-model zodat je ook op toekomstige systemen kunt aansluiten.” BIM Vastgoedbeheer

 

Werken met BIM betekent dat je als bouwer, beheerder en toeleverancier dezelfde taal moet spreken. Tot voor kort waren er nog geen basisregels vastgelegd. Voor Lex en Jasper reden genoeg om samen met andere BIM-specialisten collectieve afspraken te maken inzake deze zogeheten informatiesleveringsspecificaties (ILS). Spreek je ILS? Dan weet je zeker dat alle informatie in het model op elkaar aansluit. Meer info over ILS

 

Metafoor: In de afgelopen jaren is duurzaamheid steeds hoger op de gemeentelijke agenda komen te staan

vastgoed gemeente verduurzamen

‘In de afgelopen jaren is duurzaamheid steeds hoger op de gemeentelijke agenda komen te staan. Vanwege de opgelegde maatregelen vanuit het klimaatakkoord, maar ook omdat gemeenten beseffen dat ze een voorbeeld- en aanjaagfunctie vervullen.’ We spreken Rien van der Maarel, senior vastgoedadviseur van Metafoor.

Metafoor Vastgoed en Software is een landelijk advies- en detacheringsbureau met een handson-mentaliteit op het gebied van vastgoed en grondzaken. Metafoor ondersteunt gemeenten, waterschappen en provincies met slimme software, adviezen en detachering. Metafoor is gevestigd in Dronten, met adviseurs vanuit heel Nederland. ‘Je ziet de laatste jaren steeds meer gemeenten en waterschappen die stappen willen zetten in het professioneel beheren van hun vastgoed. Welk vastgoed hebben we in ons bezit? Welke waarden heeft dit vastgoed? Brengen we de juiste huur in rekening? Wat behoort tot de kernportefeuille? Wat is het rendement op financieel en maatschappelijk gebied? Met onze (duurzame)vastgoedladder -een tool die in één oogopslag de route naar professioneel vastgoedbeheer weergeeft -geven we inzicht.’

 

40 miljoen m2 verduurzamen

Met circa 40 miljoen m2 maatschappelijk vastgoed kunnen gemeenten een grote bijdrage leveren aan de verduurzaming van het Nederlandse vastgoed, maar ligt er tegelijkertijd een enorme opgave. Veel gemeenten werken dan ook hard aan het professionaliseren van de vastgoedorganisatie. Deze professionaliseringslag biedt grote kansen voor het structureel toepassen van duurzaamheidsmaatregelen op dit gemeentelijk vastgoed en visa versa. Hierbij wordt zowel op nieuwbouw (vervanging) als op renovatie van bestaand vastgoed ingezet. Ook kan een perspectief worden bepaald om panden af te stoten. ‘Een flinke opgave,’ vervolgt Rien. ‘Met de Duurzame Vastgoedladder biedt Metafoor een helder stappenplan om de duurzaamheidsambities van gemeenten waar te maken.’

Nog dertig jaar voor CO2 -neutraal

‘De tijd van achterover leunen is voorbij,’ vult duurzaamheidsadviseur Armand Janisse zijn collega aan. ‘Nu de Sectorale Routekaart Gemeentelijk Maatschappelijk Vastgoed is vastgesteld, een aanpak voor gemeenten om in dertig jaar hun vastgoed te verduurzamen, zijn de afspraken voor gemeenten helder in kaart gebracht. De focus van de routekaart ligt op het terugdringen van het gebouwgebonden energiegebruik. Dit is alle energie die nodig is voor het verwarmen, koelen, ventileren en verlichten van een gebouw. In 2050 dient Nederland namelijk een -bijnaCO2-neutrale samenleving te zijn. En er zijn meer verplichtingen en ambities om rekening mee te houden. Voorbeelden hiervan zijn de transitievisie warmte, klimaatadaptie en circulariteit. Er is dus werk aan de winkel.’

In de afgelopen jaren is duurzaamheid steeds hoger op de gemeentelijke agenda komen te staan. Vanwege de opgelegde maatregelen vanuit het klimaatakkoord, maar ook omdat gemeenten beseffen dat ze een voorbeeld- en aanjaagfunctie vervullen.

 

Planning én uitvoering

Metafoor helpt gemeenten deze eigen routekaart vast te stellen. Dit plan van aanpak begint bij het in kaart brengen van het vastgoed, beleid, ambities, visies etc. Daarnaast geeft het zicht op hoe de gewenste CO2-emmissiereductie gerealiseerd kan worden en geeft een nul-status van het vastgoed. Zoals Metafoor het noemt: de basis op orde. Dat betekent enerzijds renoveren/aanpassen en anderzijds vernieuwen ofwel vervangen. Ook kunnen er functies gekoppeld of juist afgestoten worden. ‘Er zijn gebouwen die je vanwege de cultuurhistorische waarde niet wilt slopen, maar er is ook vastgoed dat ongekend hoge investeringen vraagt voor verduurzaming waarmee op termijn slopen en nieuwbouwen een betere optie is.’ Een en ander ligt ook aan de ambitie van de gemeente zelf. Er zijn gemeenten die ambitieuzer zijn dan de wet- en regelgeving, deze gemeenten gaan bijvoorbeeld voor CO2-neutraal vastgoed in 2035 in plaats van in 2050.

En ook het inzetten van hernieuwbare energie in combinatie met de warmtevisie is een belangrijke factor. Naast het opstellen van de routekaart helpt Metafoor ook bij de realisatie van de plannen. ‘De routekaart raakt veel afdelingen in de organisatie, dat betekent dat er veel integrale samenwerking vereist is. Daarom gaan we in gesprek met alle stakeholders. Naast de betreffende vastgoedambtenaar creëren we zo ook draagvlak bij onder meer het bestuur, de beleidsmakers en bij de gebruikers. Veel gemeenten hebben de expertise of de capaciteit -of beide- voor dit soort werkzaamheden niet in huis. Indien nodig dan komen wij het vastgoedteam gedurende een bepaalde tijd versterken. Normaal gesproken op kantoor, door Corona nu vanuit huis.’

Metafoor heeft een whitepaper opgesteld die stapsgewijs laat zien hoe zij te werk gaat bij het opstellen van een eigen gemeentelijke routekaart verduurzamen vastgoed. Stuur een mail naar info@metafoorvastgoed.nl voor toegang tot de whitepaper of kijk op onze website voor meer informatie.

Merin besteedt technisch management en accounting uit aan CBRE

Merin heeft een deel van het technisch management en de volledige property accounting van hun kantoorgebouwen in Nederland per 1 januari 2022 uitbesteed aan CBRE. Hiermee wil Merin flexibel zijn bij groei en krimp van de veranderende portefeuille en de kwaliteit van dienstverlening aan klanten waarborgen.

De uitbesteding behelst ca. 340.000 m² kantoorruimte. Ongeveer 550 huurders zijn betrokken. Ernst Frese, COO Merin: “De samenwerking met CBRE zorgt voor het behoud van een hoge kwaliteit van onze dienstverlening aan klanten. Daarnaast stelt het ons in staat om te concentreren op onze core business en de aandacht voor onze klanten te intensiveren.”

Mark Spiering, Head of Property Management CBRE: “We zijn trots op het winnen van deze opdracht en kijken uit naar de samenwerking met Merin. Er zijn veel raakvlakken tussen Merin en CBRE, we willen beiden plekken creëren waar mensen graag willen zijn!”

De samenwerking kwam tot stand uit een aanbesteding onder diverse vastgoedadviseurs, hierbij is CBRE de winnende partij.

https://nieuws.cbre.nl/merin-besteedt-technisch-management-en-accounting-uit-aan-cbre/

Primevest Capital Partners

Vanuit onze kantoren in Utrecht en Berlijn beheert een team van 70 professionals 2,8 miljard euro aan beleggingen verdeeld over zes sectorgerichte fondsen en drie individuele institutionele mandaten alsook vastgoedbeleggingsfondsen voor particuliere en institutionele beleggers en family offices na de acquisitie van Holland Immo Group.

Primevest Capital Partners is een pan-Europese investment manager, gespecialiseerd in innovatieve strategieën voor het beleggen in real assets. Onze visie is om onze steden toekomstbestendig te maken door betere connectiviteit, mobiliteit en stedelijke leefbaarheid te realiseren. Dit doen we door middel van investeringen in heel Europa in moderne, betaalbare woningen, communicatie-infrastructuur en parkeergarages. Onze beleggingsfilosofie wordt gedragen door de aanhoudende urbanisatie om ons heen en de noodzaak om de moderne behoeften van stedelijke gebieden te faciliteren. Op deze manier leveren we een bijdrage aan de verbetering van de kwaliteit en duurzaamheid van het moderne leven.

Wij beheren € 1,9 miljard aan beleggingen verdeeld over zes sectorgerichte fondsen en drie individuele institutionele mandaten. Met de steun van onze aandeelhouder Commonwealth Investments, streven wij onze strategie en toekomstige groeiambities na in een wereld die steeds meer verbonden wordt.

Prominus

Voorheen bekend als HCI Real Estate Management B.V., Prominus is al ruim 16 jaar actief in het vastgoedbeheer in Nederland en bestaat uit een select team van professionals. Een team dat goed samenwerkt. Ziet mogelijkheden, kansen en onmogelijkheden. We gaan altijd een stap verder om de kwaliteit en continuïteit van ons werk te kunnen garanderen.

Als het om onroerend goed gaat, volgen we de filosofie: “Er zijn niet zoiets als kleine dingen, alleen grote kansen.” Zo hebben we in het verleden al meerdere malen grote en kleine huurders voor onze opdrachtgevers weten te behouden.

Uiteraard houden wij volledig rekening met de verwachtingen en eisen van uw controlling afdeling. Wij realiseren koppelingen met uw administratie. Uw grootboek is hierin leidend. In samenwerking met uw externe accountant zijn wij in staat om bijvoorbeeld binnen de “beurstermijn” cijfers door te geven. Zo resulteert interne zorg in externe kwaliteit. Wij zorgen voor optimalisatie en snelheid, waarbij efficiëntie en vooruitgang de “key process makers” zijn.

Krimpende vastgoedportfolio’s en de kans voor IWMS

Een recent verhaal op de voorpagina van The New York Times schetste een somber beeld voor eigenaren van commercieel vastgoed in grote steden. Bedrijven die vorig jaar acuut zijn overgestapt van kantoorwerk naar thuiswerk, zullen deze verandering waarschijnlijk niet terugdraaien wanneer de COVID-19-pandemie afzwakt. In New York City is de leegstand van kantoren gestegen tot het hoogste percentage in decennia, de marktwaarde is met 25 procent gedaald, de belastinginkomsten uit vastgoed zijn overeenkomstig verminderd en grote bedrijven zoals JPMorgan Chase, Ford Motor, Salesforce en Target schroeven hun fysieke aanwezigheid terug. JPMorgan Chase is de grootste particuliere werkgever in New York City en volgens CEO Jamie Dimon zal zijn bedrijf voor elke 100 medewerkers mogelijk nog slechts 60 werkplekken nodig hebben vanwege het werken op afstand en hybride werken.

Dergelijke tendensen zijn niet alleen waarneembaar in New York City, maar in steden over de hele wereld. Volgens adviesbureau Local Data Company (LDC), gespecialiseerd in retail-data, is de leegstand in de City of London het hoogst in vijf jaar. De zakenwijk, waar zowel de beurs als de Bank of England is gevestigd, is zwaar getroffen door de crisis en telde aan het einde van 2020 een leegstand van 255 panden omdat de kantoormedewerkers thuis werkten.

Ook in Nederland zien we deze trend zich ontwikkelen. Uit onderzoek van Adviesbureau Cushman & Wakefield blijkt dat in Amsterdam aan het einde van 2020 maar liefst 17 procent minder kantoorruimte is opgenomen dan in eind 2019. De opname van kantoorruimtes in Utrecht viel zelfs 40 procent lager uit.

Voor verhuurders is dit duidelijk een tijd vol financiële risico’s. Maar voor huurders is het een kans om hun vastgoedportfolio’s te optimaliseren. Het essentiële hulpmiddel voor optimalisatie is een Integrated Workplace Management System (IWMS).

Waarom is een IWMS essentieel?

Iedereen die strategisch inzicht wil hebben in de vastgoedportfolio van een organisatie, heeft in eerste instantie een globaal overzicht nodig van lopende leasecontracten, vervaldatums, opties voor vervroegde opzegging of wijziging, enzovoort. Inzicht in belastingen, toeslagen, de onderhoudskosten van gemeenschappelijke ruimten en andere inherente bedrijfskosten is ook onmisbaar. Ook wilt u natuurlijk weten welke voorzieningen en voordelen de verschillende leaselocaties bieden. Een solide systeem voor lease management kan deze inzichten leveren, wellicht tegen lagere kosten dan een IWMS. Maar er is meer voor nodig om een compleet beeld te krijgen waarop u uw belangrijke besluiten kunt baseren.

Niet alle kosten zijn opgenomen in leasecontracten. Ook hebben niet alle leasecontracten betrekking op onroerend goed. Veel organisaties hebben bijvoorbeeld allerlei geleasede apparaten die door afdelingen worden beheerd in plaats van door de onderneming, maar die niettemin bijdragen aan de totale kosten voor de organisatie.

En wat zijn, behalve de leasekosten, de verdere bedrijfskosten voor elke leaselocatie? U moet gemakkelijk een beeld kunnen krijgen van de totale kosten voor energie en andere nutsvoorzieningen, schoonmaak, parkeervergoedingen voor medewerkers en andere uitgaven.

Het behouden of afstoten van een locatie is een strategisch besluit dat nog vele jaren invloed zal hebben op de activiteiten van de onderneming. Het zijn niet alleen kosten die hier bepalend in zijn.

Hoe goed wordt het vastgoed gebruikt? Hoe praktisch is de locatie voor de medewerkers? Biedt de locatie de juiste hoeveelheid en het juiste type ruimtes en zijn ze groot genoeg voor het doel waarvoor ze worden gebruikt? Het antwoord op deze belangrijke vragen is niet te vinden in de lease-overeenkomst. Daarvoor is data uit een ruimtebeheersysteem nodig, met eventuele add-ons zoals een oplossing voor digitale bewegwijzering.

Veiligheid en gezondheid, hybride werkmodellen en ruimtebeheer

De prioriteiten in ruimteplanning zijn verschoven van het optimaal bezetten van vierkante meters naar het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Bedrijven hebben daarom complexere inzichten nodig om ervoor te zorgen dat werkplekken in overeenstemming zijn met het beleid en de regelgeving. We weten nog niet of de maatregelen voor social distancing op langere termijn zullen voortduren, maar ze zijn nog steeds de realiteit van vandaag. Verbeterde schoonmaakschema’s, de beschikbaarheid van handreinigers, desinfecterende doekjes en soortgelijke voorzieningen zullen waarschijnlijk ook op de middellange termijn blijven bestaan. Bewaking van de feitelijke bezetting is ook een prioriteit geworden, zodat organisaties potentieel risicovolle activiteiten bijtijds kunnen aanpakken.

De trend van hybride werken leidt vermoedelijk ook tot een voortdurende behoefte aan oplossingen voor werkplekbezetting, zoals handige reserveringssystemen. Medewerkers die maar één of twee keer per week op kantoor komen, hebben mogelijk niet de hele dag een bureau nodig. Ze moeten echter wel zeker weten dat er een bureau beschikbaar is wanneer ze op kantoor komen. Ze willen nog steeds een werkruimte die geschikt is voor hun taken, de interactie met collega’s, de juiste mate van privacy, enzovoort. Afhankelijk van de organisatie en de locatie kan er bijvoorbeeld een uitgebreide schoonmaak worden gepland voordat de gereserveerde ruimte wordt gebruikt.

De aanpassing van de werkplek aan nieuwe vormen van bezetting kan leiden tot een herindeling van het meubilair, tot de inrichting van nieuwe plekken voor samenwerking (of afzondering) en tot de verplaatsing van de bureaus en bezittingen van medewerkers. Het beheer van arbeidsmiddelen buiten de locatie, bij de medewerkers thuis, brengt ook andere uitdagingen met zich mee dan het beheer op locatie.

 

Eén uniek systeem speciaal voor de werkplek

Het is waar dat elk van deze aspecten kan worden afgehandeld met specifieke systemen en dat business intelligence en data lakes (gebruikt om grote hoeveelheden data op te slaan) kunnen worden ingezet om alle relevante informatie samen te voegen voor wereldwijde rapportages. Maar één uniek systeem dat specifiek is bedoeld voor werkplekbeheer (een IWMS), biedt meer voordelen. Denk aan het elimineren van dubbele of inconsistente data, het waarborgen van nauwkeurige informatie voor de gehele organisatie en het maken van vergelijkingen tussen gelijkwaardige data. Dit is op zich geen nieuw voordeel. In feite is het een kernwaarde in de propositie van een IWMS sinds het ontstaan van deze systemen. Maar de behoefte aan één bron van waarheid is waarschijnlijk nooit groter geweest dan in deze tijd.

Planon

Planon is de wereldwijd toonaangevende leverancier van software voor vastgoedbeheer en facility management die digitalisering van gebouwen en diensten mogelijk maakt door de grote diversiteit aan slimme gebouwtechnologieën, bedrijfsoplossingen en data te integreren in één bron van waarheid en te transformeren naar toegevoegde waarde voor gebouweigenaren, gebouwgebruikers en service providers. Onafhankelijke marktonderzoek- en adviesbureaus beoordelen Planon al jaren achtereen als een wereldwijde leider in de IWMS-markt. Planon heeft zijn uitgebreide softwareoplossingen geïmplementeerd bij meer dan 2.500 klanten, ondersteund door kantoren en partners over de hele wereld.