Vastgoed maakt niet alleen een gigantische mechanische transitie door, maar ook een sociale. De trend is dat er bij het ontwikkelen van nieuwe kantoren en werkplekken -mede door corona, technologie, klimaatverandering, war on talent en AI- steeds vaker en beter gekeken wordt naar de sociale wetenschap. Reden genoeg voor de vastgoedwereld om de waarde van een goed kantoor te herdefiniëren. Een hele interessante tijd om op wetenschappelijk niveau met de nieuwe werkplek bezig te zijn. Omdat veel organisaties nog steeds de verkeerde vragen stellen, praten we met Sophie Schuller en Valerie Schumacher van Cushman & Wakefield.

Sophie is vastgoedspecialist en neuropsychologisch onderzoeker in het Occupier Strategy-team van Cushman & Wakefield in Nederland. Al meer dan achttien jaar begeleidt ze (internationale) corporates met strategisch advies en grote veranderprogramma’s. Valerie is werkplekstrateeg in het Total Workplace team van Cushman & Wakefield. De twee experts helpen organisaties om onderbouwde en vooral mensgerichte keuzes te maken bij strategische huisvestingsvraagstukken. Dus niet meer beginnen met de vraag Hoe krijg ik mijn werknemers terug naar kantoor, maar Waarom wil ik mijn werknemers terug naar kantoor?

Vanuit het perspectief van de organisatiestructuur is dit een van de eerste keren dat IT, vastgoed en HR moeten samenwerken. Je kunt IT en vastgoed niet meer scheiden. Naar de werkomgeving is altijd veel onderzoek gedaan, maar de laatste jaren is er veel meer wetenschappelijk bewijs dat aantoont dat de beleving van een plek een enorme impact heeft op gezondheid, welzijn, productiviteit en het aantrekken van talent. Cushman & Wakefield gaat verder dan de theorie. Getuige Helix, een van de meest vooruitstrevende kantoren van Nederland. Voor Sophie en Valerie is Helix een living lab en zijn hun collega’s geweldige proefkonijnen. In dit interview praten we over hun eerste bevindingen.

Living lab Helix

Helix is een duurzaam kantoorgebouw waarin beweging, ontmoeting en verbinding centraal staan. Sophie: ‘We doen onderzoek naar vier belangrijke pijlers: menselijke gezondheid en welzijn, verbinding en prestaties, technologie en slimme gebouwomgevingen en ESG. Hierbij staat het gebruik van objectieve gegevens centraal. De meeste onderzoeken op dit gebied komen van oudsher uit de sociale wetenschap. En dat is echt enquêteren, vragen stellen dus. Natuurlijk is het enorm waardevol om mensen te vragen wat ze denken, maar als neurofysioloog weet ik dat wat mensen over zichzelf weten zeer beperkt is. De ervaring van werken op kantoor op maandag is meestal radicaal anders dan op vrijdag. We richten ons daarom echt op die objectieve dataset.’

Feiten zijn de basis

‘We zijn in staat om in een kantooromgeving via een draagbaar apparaat de hartslagvariabiliteit te meten. Ik kan de temperatuur met één graad verhogen en real time op een zeer specifieke tijd-ruimtelijke frequentie zien welke invloed deze verhoging heeft op mijn hartslagvariabiliteit. Ik kan vervolgens ook de impact meten die dat op de productiviteit heeft. In termen van e-mail of laptopgebaseerde activiteit, kan ik de impact meten op de manier waarop je samenwerkt en communiceert. Er is nu zelfs technologie die met een hoge mate van nauwkeurigheid aan de hand van hoe hard je typt en hoe je de muis gebruikt stress kan vaststellen. Deze objectieve gegevens combineren we met kwalitatieve gegevens en dat geeft ons een veel rijker beeld.’

Hybride werken

Er wordt bij Cushman ook specifiek gekeken naar de manier waarop mensen communiceren en samenwerken wanneer ze vanuit huis werken. Tijdens de lockdownperiode heeft de organisatie dan ook veel geleerd. ‘Bij terugkeer naar kantoor hebben we gekeken naar de veranderingen en het verschil in hoe mensen communiceren en samenwerken. Een aantal interessante bevindingen die we hebben opgedaan, is dat mensen die thuis werken de neiging hebben om in zeer hiërarchische structuren te acteren. Als we fysiek samenwerken, zijn we veel meer verbonden. Dan heb ik in de wandelgangen en de kantine namelijk ook contact met iemand van administratie of HR. De organisatorische infrastructuur wordt veel platter en onze netwerken dichter. Dat betekent dat informatie sneller stroomt en innovatie meer voor de hand ligt. Uit onderzoek blijkt dat hoe meer je het gevoel hebt dat je bij de organisatie hoort, hoe invloedrijker je bent. Maar dat hoeft natuurlijk niet te betekenen dat je vijf dagen per week fysiek op dezelfde locatie moet werken.’

Het kantoor is nooit af

‘Het ideale kantoor bestaat niet. We richten ons daarom niet op het einddoel, maar op het proces. En dat proces moet continu voor verbetering zorgen. Als je als huurder op zoek gaat naar een nieuw gebouw, dan kun je ervan uitgaan dat een periode van drie jaar nodig is, vanaf het eerste idee tot de verhuizing. Van de mensen die in je organisatie werken, kun je ervan uitgaan dat tegen die tijd 50% een andere baan heeft. Dus als ik de mensen die nu voor me werken ondervraag voor een gebouw dat ik over drie jaar nodig heb, is dat eigenlijk zinloos.’ Valerie vult aan: ‘Ik denk dat het enige einddoel flexibiliteit is. Hoe kunnen we die flexibiliteit inbrengen en ervoor zorgen dat het kantoor over vijf jaar net zo relevant is als nu? In Helix zien we nu een toename van teams uit andere locaties. Dit hadden we niet verwacht, maar door de vele overloopruimtes, sociale harten en flexibele ruimtes zien we dat het eigenlijk nog steeds voor ons werkt.’

‘Het flexibel inrichten van je kantoor kun je op twee manieren doen. De eerste manier is dat je het meubilair voortdurend verandert. De tweede manier is via de ervaring van de hostess. Een hostess kijkt voortdurend naar hoe de ruimte wordt gebruikt en niet naar wat er wordt gebruikt. We richten ons veel meer op gedifferentieerde ervaringen. Dus als het café niet werkt, laten we het café niet opnieuw inrichten, maar kijken naar gerelateerde mogelijkheden. Misschien werkt een sapbar wel? Dit lijkt een dure hobby, maar wij zijn ervan overtuigd dat organisaties dit middels een lager personeelsverloop terugverdienen.’ Sophie bekrachtigt: ‘Veel van onze klanten hebben een personeelsverloop van 30% tot 50%. Dat betekent dat ze elke twee jaar een gloednieuw team hebben. Dát is pas duur! Als je dat met 20 tot 30% kunt verminderen, is dat een exorbitante besparing. We zijn nu aan het onderzoeken of hybride werken van invloed is op de omzet, het personeelsverloop, het aantal ziektedagen en de tijd die iemand nodig heeft om van junior naar senior te groeien. Binnenkort kunnen we de kosten van een goed kantoor en werkstrategie naast de opbrengsten van een goed kantoor leggen.’

Te weinig aandacht voor bewegen, rust en kunst

‘Er zijn drie aandachtspunten die vaak onderbelicht zijn bij het ontwikkelen van goede werkplekken.