Leegstandsbeheer. Hoe doe je dat en is het interessant voor jou?

Ongeacht hoe groot of klein uw vastgoed portefeuille is, u kunt te maken krijgen met leegstand. Er wordt komende tijd veel leegstand verwacht. De mogelijkheid bestaat immers dat er tijdelijk geen bestemming of huurder is. Ook dan heeft een pand aandacht nodig en dient het klaar te staan voor zijn volgende bestemming of huurder. Ook interessant… De kosten en opbrengsten bij leegstaand vastgoed.eegstandsbeheer

Of het nu een huis, kantoor of bedrijfsruimte betreft, als eigenaar kun je het als een acuut probleem zien. Er zijn inmiddels legio mogelijkheden om die passendheid te vinden voor het pand dat leeg staat: een bepaalde periode middels leegstandsbeheer of tijdelijke verhuur kan van toepassing zijn. Uiteindelijk is voor ieder pand een goede oplossing te vinden.

Zelfs voor een winkelgebied waar veel leegstand is, kunnen we passende oplossingen vinden. Ook voor een herontwikkelingslocatie waar nog panden op staan is er een prima alternatief te vinden voor de periode dat er nog geen definitieve plannen of vergunningen zijn. Zolang het maar een representatieve uitstraling houdt en er stabiliteit in de wijk is wat betreft herontwikkeling.

Het belangrijkste is om een goed aanspreekpunt te hebben voor zaken die betrekking hebben op uw pand en een reductie van de kosten zolang het pand geen (volledige) inkomsten genereert.

Prevenda staat u graag bij als het gaat om passende oplossingen voor tijdelijke leegstand in uw vastgoed portefeuille.

Bereken met onze online tool of leegstandsbeheer interessant is voor uw bedrijfspand

Krimpende vastgoedportfolio’s en de kans voor IWMS

Een recent verhaal op de voorpagina van The New York Times schetste een somber beeld voor eigenaren van commercieel vastgoed in grote steden. Bedrijven die vorig jaar acuut zijn overgestapt van kantoorwerk naar thuiswerk, zullen deze verandering waarschijnlijk niet terugdraaien wanneer de COVID-19-pandemie afzwakt. In New York City is de leegstand van kantoren gestegen tot het hoogste percentage in decennia, de marktwaarde is met 25 procent gedaald, de belastinginkomsten uit vastgoed zijn overeenkomstig verminderd en grote bedrijven zoals JPMorgan Chase, Ford Motor, Salesforce en Target schroeven hun fysieke aanwezigheid terug. JPMorgan Chase is de grootste particuliere werkgever in New York City en volgens CEO Jamie Dimon zal zijn bedrijf voor elke 100 medewerkers mogelijk nog slechts 60 werkplekken nodig hebben vanwege het werken op afstand en hybride werken.

Dergelijke tendensen zijn niet alleen waarneembaar in New York City, maar in steden over de hele wereld. Volgens adviesbureau Local Data Company (LDC), gespecialiseerd in retail-data, is de leegstand in de City of London het hoogst in vijf jaar. De zakenwijk, waar zowel de beurs als de Bank of England is gevestigd, is zwaar getroffen door de crisis en telde aan het einde van 2020 een leegstand van 255 panden omdat de kantoormedewerkers thuis werkten.

Ook in Nederland zien we deze trend zich ontwikkelen. Uit onderzoek van Adviesbureau Cushman & Wakefield blijkt dat in Amsterdam aan het einde van 2020 maar liefst 17 procent minder kantoorruimte is opgenomen dan in eind 2019. De opname van kantoorruimtes in Utrecht viel zelfs 40 procent lager uit.

Voor verhuurders is dit duidelijk een tijd vol financiële risico’s. Maar voor huurders is het een kans om hun vastgoedportfolio’s te optimaliseren. Het essentiële hulpmiddel voor optimalisatie is een Integrated Workplace Management System (IWMS).

Waarom is een IWMS essentieel?

Iedereen die strategisch inzicht wil hebben in de vastgoedportfolio van een organisatie, heeft in eerste instantie een globaal overzicht nodig van lopende leasecontracten, vervaldatums, opties voor vervroegde opzegging of wijziging, enzovoort. Inzicht in belastingen, toeslagen, de onderhoudskosten van gemeenschappelijke ruimten en andere inherente bedrijfskosten is ook onmisbaar. Ook wilt u natuurlijk weten welke voorzieningen en voordelen de verschillende leaselocaties bieden. Een solide systeem voor lease management kan deze inzichten leveren, wellicht tegen lagere kosten dan een IWMS. Maar er is meer voor nodig om een compleet beeld te krijgen waarop u uw belangrijke besluiten kunt baseren.

Niet alle kosten zijn opgenomen in leasecontracten. Ook hebben niet alle leasecontracten betrekking op onroerend goed. Veel organisaties hebben bijvoorbeeld allerlei geleasede apparaten die door afdelingen worden beheerd in plaats van door de onderneming, maar die niettemin bijdragen aan de totale kosten voor de organisatie.

En wat zijn, behalve de leasekosten, de verdere bedrijfskosten voor elke leaselocatie? U moet gemakkelijk een beeld kunnen krijgen van de totale kosten voor energie en andere nutsvoorzieningen, schoonmaak, parkeervergoedingen voor medewerkers en andere uitgaven.

Het behouden of afstoten van een locatie is een strategisch besluit dat nog vele jaren invloed zal hebben op de activiteiten van de onderneming. Het zijn niet alleen kosten die hier bepalend in zijn.

Hoe goed wordt het vastgoed gebruikt? Hoe praktisch is de locatie voor de medewerkers? Biedt de locatie de juiste hoeveelheid en het juiste type ruimtes en zijn ze groot genoeg voor het doel waarvoor ze worden gebruikt? Het antwoord op deze belangrijke vragen is niet te vinden in de lease-overeenkomst. Daarvoor is data uit een ruimtebeheersysteem nodig, met eventuele add-ons zoals een oplossing voor digitale bewegwijzering.

Veiligheid en gezondheid, hybride werkmodellen en ruimtebeheer

De prioriteiten in ruimteplanning zijn verschoven van het optimaal bezetten van vierkante meters naar het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Bedrijven hebben daarom complexere inzichten nodig om ervoor te zorgen dat werkplekken in overeenstemming zijn met het beleid en de regelgeving. We weten nog niet of de maatregelen voor social distancing op langere termijn zullen voortduren, maar ze zijn nog steeds de realiteit van vandaag. Verbeterde schoonmaakschema’s, de beschikbaarheid van handreinigers, desinfecterende doekjes en soortgelijke voorzieningen zullen waarschijnlijk ook op de middellange termijn blijven bestaan. Bewaking van de feitelijke bezetting is ook een prioriteit geworden, zodat organisaties potentieel risicovolle activiteiten bijtijds kunnen aanpakken.

De trend van hybride werken leidt vermoedelijk ook tot een voortdurende behoefte aan oplossingen voor werkplekbezetting, zoals handige reserveringssystemen. Medewerkers die maar één of twee keer per week op kantoor komen, hebben mogelijk niet de hele dag een bureau nodig. Ze moeten echter wel zeker weten dat er een bureau beschikbaar is wanneer ze op kantoor komen. Ze willen nog steeds een werkruimte die geschikt is voor hun taken, de interactie met collega’s, de juiste mate van privacy, enzovoort. Afhankelijk van de organisatie en de locatie kan er bijvoorbeeld een uitgebreide schoonmaak worden gepland voordat de gereserveerde ruimte wordt gebruikt.

De aanpassing van de werkplek aan nieuwe vormen van bezetting kan leiden tot een herindeling van het meubilair, tot de inrichting van nieuwe plekken voor samenwerking (of afzondering) en tot de verplaatsing van de bureaus en bezittingen van medewerkers. Het beheer van arbeidsmiddelen buiten de locatie, bij de medewerkers thuis, brengt ook andere uitdagingen met zich mee dan het beheer op locatie.

 

Eén uniek systeem speciaal voor de werkplek

Het is waar dat elk van deze aspecten kan worden afgehandeld met specifieke systemen en dat business intelligence en data lakes (gebruikt om grote hoeveelheden data op te slaan) kunnen worden ingezet om alle relevante informatie samen te voegen voor wereldwijde rapportages. Maar één uniek systeem dat specifiek is bedoeld voor werkplekbeheer (een IWMS), biedt meer voordelen. Denk aan het elimineren van dubbele of inconsistente data, het waarborgen van nauwkeurige informatie voor de gehele organisatie en het maken van vergelijkingen tussen gelijkwaardige data. Dit is op zich geen nieuw voordeel. In feite is het een kernwaarde in de propositie van een IWMS sinds het ontstaan van deze systemen. Maar de behoefte aan één bron van waarheid is waarschijnlijk nooit groter geweest dan in deze tijd.

Planon

Planon is de wereldwijd toonaangevende leverancier van software voor vastgoedbeheer en facility management die digitalisering van gebouwen en diensten mogelijk maakt door de grote diversiteit aan slimme gebouwtechnologieën, bedrijfsoplossingen en data te integreren in één bron van waarheid en te transformeren naar toegevoegde waarde voor gebouweigenaren, gebouwgebruikers en service providers. Onafhankelijke marktonderzoek- en adviesbureaus beoordelen Planon al jaren achtereen als een wereldwijde leider in de IWMS-markt. Planon heeft zijn uitgebreide softwareoplossingen geïmplementeerd bij meer dan 2.500 klanten, ondersteund door kantoren en partners over de hele wereld.

Verduurzaming winkels komt niet op gang

Bron: Colliers

De verduurzaming van winkels in Nederland komt nauwelijks van de grond. Energielabels ontbreken massaal en het energieverbruik is nog veel te hoog om de doelen uit het klimaatakkoord te behalen. Ook is er geen dwingende wetgeving vanuit de overheid, waardoor vastgoedeigenaren en winkeliers niet in actie komen. Hiervoor spraken wij met winkeleigenaren die 15% van het winkeloppervlak vertegenwoordigen.

Bijna 70% van alle winkelruimte heeft geen energielabel, terwijl de eigenaar zijn winkel niet zonder dit certificaat mag verhuren of verkopen,

zegt duurzaamheidsexpert Jeroen Bloemers van Colliers. “Het gaat om meer dan 27 miljoen vierkante meter aan ongelabelde winkelruimte verspreid over het land, ongeveer 4.000 voetbalvelden.”

Zaanstad en Utrecht koploper

Zaanstad en Utrecht zijn de groenste winkelsteden van de 25 grootste gemeenten. Daar heeft een derde van het winkeloppervlak een A-label. Het Zaanse stadshart is de afgelopen twintig jaar vernieuwd, waardoor de gemeente een grote slag heeft geslagen. De Domstad profiteert van de herontwikkeling van Hoog Catharijne en het moderne Leidsche Rijn Centrum.

In Haarlem en Maastricht heeft slecht 15% het hoogste label. “Deze steden hebben veel monumenten, waarvoor geen labelverplichting geldt”, vertelt Bloemers. “Omdat eigenaren vaak weinig aan de buitenkant mogen veranderen en een spouwmuur ontbreekt, is het verduurzamen een grote uitdaging. Een labelplicht zou helpen om beter inzicht te krijgen in de omvang van deze opgave.”

Geen urgentie bij eigenaren

Energielabels vertellen slechts een deel van het verhaal. Het verminderen van het energieverbruik is cruciaal om de klimaatdoelen te halen. Voor 2050 moet de consumptie met de helft omlaag. Vooralsnog staat verduurzaming niet hoog op de agenda bij winkeleigenaren. Twee derde heeft nog geen ambitie geformuleerd en ook de intrinsieke motivatie om te vergroenen is er niet altijd.

Institutionele beleggers zien zichzelf als voortrekker. Zij hebben de winkels vaak langer in bezit en kijken verder vooruit. Daarnaast eisen hun aandeelhouders meer duurzaamheid. Voor private-equitypartijen is dat anders. Zij kijken naar de potentiële kopers van hun vastgoed. Verhogen zij hun eisen, dan volgt private equity pas. Particuliere eigenaren zijn het minst bezig met verduurzaming en hebben nauwelijks vergaande plannen. Investeringen beperken zich nu vaak tot ingrepen met een korte terugverdientijd zoals ledverlichting.

Weinig druk om te verduurzamen

Voor kantoren is vanaf 2023 minimaal energielabel C verplicht anders dreigt sluiting. Voor winkels is zo’n maatregel er niet. ”Om de verduurzaming op gang te brengen is het essentieel dat de overheid snel richtlijnen voor de sector opstelt. Dat schept duidelijkheid, waardoor marktpartijen koers kunnen bepalen”, zegt Bloemers.

Ook winkeliers ervaren geen druk om hun winkel te vergroenen. De consument heeft vooral oog voor de duurzaamheid van het product en niet in welke winkel ze het aanschaffen. Het verminderen van het energieverbruik voor verwarming en koeling door bijvoorbeeld openstaande deuren heeft daarom geen prioriteit.

Samenwerking nodig

Voor een succesvolle verduurzaming is samenwerking tussen eigenaar en huurder noodzakelijk. Eigenaren van winkelcentra hebben controle over de algemene ruimten. Achter de winkelpui is het de taak van de winkelier. Ruim een derde van de eigenaren is inmiddels in gesprek met de huurder over een gezamenlijke aanpak. Alleen is verduurzaming voor de kleinere, lokale winkelier nog niet top-of-mind. Zij zijn vooral gefocust op het draaiend houden van hun bedrijf. “Uitstel is geen optie meer. Het klimaatrapport van de Verenigde Naties, laat zien dat er snel dwingende maatregelen nodig zijn. Er is letterlijk werk aan de winkel.”

Welke onderhoudskosten bij verhuur worden door wie betaald?

Bouwrecht en corona

In deze vlog zal mr. Van Beers antwoord geven op de vraag ‘welke onderhoudskosten bij verhuur van commercieel vastgoed door de huurder betaald moeten worden en welke door de verhuurder’. Hij stelt voorop, dat het antwoord op die vraag niet eenduidig is. Wie welke kosten voor zijn rekening moet nemen is doorgaans afhankelijk van de wijze waarop verhuurd wordt.

Er kunnen in het algemeen drie soorten verhuur worden onderscheiden. Cascohuur, gewone huur en cascoplus.

Bij cascohuur wordt enkel de schil van het pand verhuurd. De huurder zal zelf zorg moeten dragen voor het aanbrengen van voorzieningen en zal dus ook de onderhoudskosten zelf moeten dragen. De verhuurder dient enkel de schil te onderhouden. Hierbij valt te denken aan overhead- en toegangsdeuren, het schilderwerk buitenom en onderhoud van het dak.

Bij gewone huur, wordt het pand verhuurd inclusief alle aanwezige installaties. Doet de airco het niet of heeft de ketel het begeven, dan kan de huurder daarvoor de verhuurder bellen. Deze dient dit dan op te lossen en daarvoor de kosten te dragen.

Bij cascoplus huur worden er bij het aangaan van de huurovereenkomst, op verzoek van de huurder, door de verhuurder bepaalde voorzieningen aangebracht. Bijvoorbeeld een afzuiginstallatie bij een horecapand of een lift in een showroom. Doorgaans wordt dan afgesproken dat de verhuurder verantwoordelijk is voor het onderhoud, waartegenover de huurder een bijdrage in de vorm van servicekosten zal betalen.

Belangrijk is om altijd vooraf goede afspraken te maken en die vast te leggen in een huurovereenkomst. Dat voorkomt onduidelijkheid op het moment dat zich een defect voordoet. Bij cascohuur is het daarbij ook aan te raden om vooraf af te spreken wat er moet gebeuren met de door de huurder aangebrachte voorzieningen als de huur eindigt.

Door:
Chris van Beers

Specialisatie:
Vastgoedrecht

Kantoor:
Tanger Advocaten
Wilhelminalaan 10
1815 JC Alkmaar
072-531 2000
c.j.van.beers@tanger.nl

Lees hier over energielabel plicht en de verschillen die er zijn tussen koop en verhuur

Smart building as-a-service: een nieuwe ontwikkeling.

Wat gebeurt er als je een leverancier van vastgoedsoftware koppelt aan een doorgewinterde dienstverlener? Dan ontstaat er een propositie die uitermate geschikt is voor partijen die wél graag willen verslimmen, een smart building. Maar vele hebben geen trek in de vaak enorme initiële kosten. Dit niet alleen op nieuwe gebouwen, maar name bij bestaande vastgoedportefeuilles die onder druk van nieuwe regelgeving in de komende jaren moeten verduurzamen. We praten erover met Robert Rosier, CEO TPEX International en Pierre Guelen, CEO van Planon.

Kijk verder dan de eigen silo

‘TPEX is een Building Operations Control Center (Gebouwen Meldkamer) waaruit slimme gebouwen worden gemonitord en beheerst. En alle processen worden op basis van data gecoördineerd. Vanaf 1 juni jl. verzorgen we deze coördinatie uitsluitend met behulp van de software van Planon,’ vangt Robert Rosier aan. ‘De grote uitdaging van dit moment is dat we als markt niet langer alleen naar onze eigen silo’s kijken, maar ook naar die van een ander. Voorheen bemoeide de w-installateur zich alleen met de klimaatregeling, dat kan gewoon niet meer. Als je partijen zonder samenspraak laat werken, wordt een gebouw nooit echt slim. En laat dat nu precies de rol zijn die wij vervullen. Wij kijken als Operator vanuit de controlekamer naar het proces. Wat moet erin en wat moet eruit om de beste resultaten te halen? Doen de pompen het goed? Niet? Wie halen we er bij en -heel belangrijk- wanneer? Natuurlijk, de coördinatie van één gebouw lukt ook nog wel vanuit een Excelsheet, maar wat als je honderden gebouwen moet beheren? Dan moet je kunnen rekenen op vaste datasets en gestandaardiseerde processen. Zonder professionele omgeving met getrainde Operators red je het gewoon niet.’

The perfect storm

Pierre vult aan: ‘Op dit moment zitten we in een soort perfect storm. Er gebeuren drie dingen tegelijkertijd: we hebben te maken met een enorme uitdaging op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast kunnen we gewoon niet meer om data heen. Of je het nu leuk vindt of niet, veel zaken zijn al of worden datagedreven. En tot slot hebben we te maken met de gevolgen van de COVID-19- pandemie voor gebouwgebruik. Van kantoren staat

de helft leeg en dus willen veel beheerders terug naar minder vloeroppervlak. Maar welke ruimte heb je dan wél nodig en wanneer precies? Het is dus zaak om vraag en aanbod te gaan matchen. Van het aantal werkplekken tot de broodjes in de kantine en de schoonmaak. We kunnen deze dingen gewoon bij elkaar brengen, iets wat de automobielindustrie -waar geen auto meer op voorraad wordt gemaakt al láng doet. Die leegstaande kantoren waar de airco’s onverminderd stonden te loeien, hebben gelukkig veel ogen geopend.’

Als je partijen zonder samenspraak laat werken, wordt een gebouw nooit echt slim

Stofjas versus data

TPEX heeft zelf geen mensen in het veld rondlopen. Bewust niet, want volgens Robert is bij slimme gebouwen de regierol een zeer belangrijke toevoeging in combinatie met de fysieke aanwezigheid van de onderhoudspartijen.

‘Het gebeurt regelmatig dat onderhoudspartijen niet beschikbaar zijn of bezig zijn met meer gespecialiseerd installatie- of onderhoudswerk. Installatiepartijen zijn meer gericht op installatiewerk en hebben doorgaans geen 24/7 beheerorganisatie met uitgebreide analyse mogelijkheden. Monteurs komen taakgericht langs en hebben generieke kennis over de systemen. Omdat wij het gebouw door-en-door kennen, kunnen wij de onderhoudspartijen beter aansturen door validatie en goede probleemanalyse te doen en ook complexe problemen te bekijken vanuit een holistische blik (over alle kennisgebieden heen). Een slim gebouw is een complex regelsysteem, waarbij vaak 30-40 onderhoudspartijen een rol in spelen. Vroeger kwam er elke maand iemand naar de lift kijken, nu geeft de lift zelf het signaal dat er een check nodig is of een onderdeel moet worden vervangen. Data-driven-real-estate noemen we dat. Niet alleen nieuwe gebouwen worden steeds slimmer, ook bestaande gebouwen zijn in hoog tempo onder druk van nieuwe regelgeving aan het verslimmen. De man in de stofjas heeft plaatsgemaakt voor data.’

SBaaS

Een bestaand gebouw slim maken, loopt doorgaans flink in de papieren. Daarom heeft TPEX in samenwerking met Planon SBaaS ontwikkeld: SBaas staat voor smart building as-a-service. Robert: ‘Het verslimmen van een gebouw is niet goedkoop. Wij nemen de kosten voor onze rekening en zorgen ervoor dat de gebouweigenaar tegen een maandelijks bedrag profiteert van de intelligentie van het gebouw en dragen zorg voor het behalen van de gewenste prestatie tegen de laagst mogelijke kosten.’

‘Eén nieuw gebouw slim maken, is makkelijk,’ aldus Pierre. ‘Maar wat als je een grote organisatie bent en tientallen of honderden gebouwen op intelligente wijze wil besturen en niet de beschikking hebt over vele miljoenen? Dan is dit dé oplossing. Deze vastgoedportfolio’s moeten daarnaast ook voldoen aan steeds strenger wordende duurzaamheidsprincipes waarover verantwoording moet worden afgelegd. Door voor SBaaS te kiezen, kom je niet voor enorme investeringskosten te staan en kun je toch profiteren van de Internet of Things revolutie en mogelijkheden.

Vaste samenwerkingspartners

Robert: ‘We hebben ervoor gekozen om de gehele SBaaS propositie met Planon in te richten. Dit betreft het gehele asset register, de conditie metingen, correctief en preventief maintenance maar ook field services voor de onderhoudspartijen en handyman. Door altijd met hetzelfde pakket te werken, hoeven we niet langer per gebouw processen in te richten. Nee, er wordt gewoon een gebouw toegevoegd in onze 24/7 operatie. Wil jij jouw gebouw door ons laten beheren? Dan nemen wij onze omgeving dus gewoon mee en omarmen wij het gebouw met onze operatie, tooling, dashboarding, sensoring, metering en rapportage. Deze omgeving is zo geavanceerd en compleet, die zou je niet voor één enkel gebouw zo inrichten, maar bij ons wordt je onderdeel van de Enterprise. Wij kunnen gebouwen dus goedkoper en beter beheren door inzet van geavanceerde tooling en onze operatie’

Pierre: ‘Planon is getransformeerd naar een open platform, wat betekent dat we onder andere samenwerken met technologiepartners om een zo groot mogelijk partner-ecosysteem te ontwikkelen. Op die manier kunnen we onze klanten echt toegevoegde waarde bieden. De samenwerking met TPEX reikt dan ook verder dan alleen Planon en TPEX. We werken ook samen met Schneider Electric. Wist je dat een derde van alle gebouwen wereldwijd is uitgerust met elektronica van Schneider Electric? En al die devices produceren ongelooflijk veel data. Door zoveel mogelijk te automatiseren, kan TPEX enorm besparen op onderhoudskosten. Onder meer omdat ze onderhoud op de juiste manier én op het juiste moment laten uitvoeren. De samenwerking stelt ons in staat data op te halen, te vertalen en zo in te zetten dat devices en installaties optimaal kunnen presteren.’

Planon

Planon is de wereldwijd toonaangevende leverancier van software voor vastgoedbeheer en facility management die digitalisering van gebouwen en diensten mogelijk maakt door de grote diversiteit aan slimme gebouwtechnologieën, bedrijfsoplossingen en data te integreren in één bron van waarheid en te transformeren naar toegevoegde waarde voor gebouweigenaren, gebouwgebruikers en service providers. Een echte expert op het gebied van smart building. Onafhankelijke marktonderzoek- en adviesbureaus beoordelen Planon al jaren achtereen als een wereldwijde leider in de IWMS-markt. Planon heeft zijn uitgebreide softwareoplossingen geïmplementeerd bij meer dan 2.500 klanten, ondersteund door kantoren en partners over de hele wereld.

TPEX International

TPEX beschouwt gebouwen, kantoren en woningen als bedrijfsplatforms waar bedrijven, groepen en individuen te allen tijde veilig, comfortabel en duurzaam moeten kunnen werken, wonen, communiceren en samenwerken. De dienstverlening van TPEX richt zich op het monitoren en beheren van deze gebouwen. Dat doet het Amsterdamse bedrijf op basis van beschikbare data uit alle aanwezige (regel)systemen. De verzamelde data komt samen in de digital twin van het gebouw en wordt vanuit de meldkamer 24/7 gemonitord en afgezet tegen de gewenste prestaties. TPEX stuurt 24/7 de leveranciers en onderhoudspartijen aan en draagt zorg voor gebouwen met de beste prestaties tegen de laagste kosten.

 

Wil je meer lezen over smart building? Wij hebben hier voor je een interessant artikel dat gaat over van wie eigenaar is van alle data dat komt kijken bij een smart building.

 

 

 

 

 

Smart buildings: Wie is eigenlijk eigenaar van alle data?

Door intelligentie aan gebouwen toe te voegen, wordt het gebruik ervan geoptimaliseerd. Kentekenherkenning zorgt voor een comfortabel begin van de dag, gezichtsherkenning opent deuren en detectie regelt verlichting en verwarming dan wel koeling. Hier hebben niet alleen huurders, maar ook het klimaat baat bij. Maar zijn er ook risico’s? Naast de kosten-baten afweging spelen wet- en regelgeving een rol. Want wie is waarvoor verantwoordelijk? Is de eigenaar van het gebouw ook rechthebbende van de data of is dat de huurder? We praten erover met Stefan Kloots (Partner Bouwrecht), Valerie Lipman (Salary Partner Commerciële contracten, IE, ICT en Privacy) en Noreen Sturris (Advocaat Bouwrecht) van Poelmann van den Broek advocaten uit Nijmegen.

Stefan Kloots vangt aan: ‘De bouw digitaliseert in hoog tempo. De term -en het principe van- BIM is in de markt alom bekend. Dit model maakt samenwerken gemakkelijker, helpt bij het opsporen van clashes en is tevens de perfecte basis voor de onderhoudsfase van vastgoed. Met BIM is ook het intelligent maken van gebouwen binnen handbereik. Een fantastische ontwikkeling die op haar beurt wel wat juridische uitdagingen met zich meebrengt, want het gebeurt steeds vaker dat een aannemer, installateur of andere partij in de onderhoudsfase betrokken blijft. Bouw je een nieuw slim gebouw? Maak dan een Programma van Eisen waarin je precies uitlegt welke data geproduceerd moet worden, in welk bestandsformaat de data moet worden aangeleverd en wanneer en waarvoor deze data bruikbaar moet zijn, bijvoorbeeld in het kader van energiebesparing, gebruiksgemak of slim onderhoud. Wij zijn er om onze cliënten te helpen bij het vastleggen van ieders rechten en plichten.’

Links Valerie Lipman en rechts Noreen Sturris

 

Check de gebruikersvoorwaarden

‘Ook in bestaand vastgoed wordt het toevoegen van slimme toepassingen steeds gangbaarder voor het optimaliseren van onderhoudsprocedures en -kosten, met het oog op energiebesparing en om huurders optimaal te bedienen. Niet zelden kiest men bij bestaande bouw voor het as-a-service-model. Een slimme keuze: de aanbieder blijft eigenaar van toegepaste producten en de beheerder weet precies waar hij of zij aan toe is.’ Noreen Sturris vult aan: ‘Dat betekent niet dat de vastgoedbeheerder of eigenaar er blind vanuit kunnen gaan dat het met de set voorwaarden wel goed zit. Een check van de gebruikersvoorwaarden is echt onmisbaar. Want stel dat je light-as-a-service afneemt en in de voorwaarden staat dat je de verlichting alleen tijdens kantooruren mag gebruiken, terwijl je als ondernemer juist in ploegendiensten draait. En hoe zit het met de systeembetrouwbaarheid? Ligt de maatstaf hiervoor -ook wel uptime genoemd- vast in de voorwaarden? En wat gebeurt er bij disfunctioneren? Verwijzen de voorwaarden naar een inspannings- of naar een resultaatverplichting? Wat gebeurt er met de service en de data als de aanbieder failliet gaat? Is er een back-up van de data? En van wie is die data dan?’ Valerie Lipman: ‘Juridisch gezien kun je eigenlijk niet spreken van eigendom van data. De wet heeft het uitsluitend over eigendom van zaken. Heel belangrijk dus om hier vooraf afspraken over te maken: wie mag wat met welke data?’

Laat een jurist naar de voorgestelde constructies kijken en bespreek de aandachtspunten.

Geen kaas

‘Digitalisering opent veel deuren, maar er schuilt soms ook gevaar. In april zorgde een hack bijvoorbeeld dagenlang voor lege kaasschappen bij de Albert Heijn. Geen toegang tot data kan dus grote gevolgen hebben. Die situatie wil je als vastgoedbeheerder zoveel mogelijk voorkomen. Goede beveiligingsmaatregelen zijn dus essentieel. Het is ook zaak goed na te denken over de werking van het systeem. Als het systeem door een storing niet aangeeft dat er op korte termijn onderhoud nodig is en de lift weigert na enkele weken dienst, wie kun je daar dan op aanspreken? Is dat de leverancier van de sensoren, die van de software of ben je zelf verantwoordelijk? Ons advies: laat een jurist naar de voorgestelde constructies kijken en bespreek de aandachtspunten.’

Het is bij Poelmann van den Broek de normaalste zaak van de wereld om cliënten hierin in eerste instantie te begeleiden en daaropvolgend in op te leiden. Dat doet het kantoor middels een eigen academy, want bij Poelmann willen ze naar eigen zeggen niet de ‘huisarts’, maar juist de specialist zijn.

 

Privacy

‘En ook de privacywetgeving kan van toepassing zijn,’ aldus Valerie Lipman. ‘Om te voorkomen dat je, net als recent de gemeente Enschede, een boete van enorme omvang door De Autoriteit Persoonsgegevens krijgt opgelegd, is het zaak scanning en tracking te gebruiken op een manier die is toegestaan. In Enschede maakte men gebruik van wifitracking op een manier waardoor het mogelijk was bezoekers van de binnenstad te volgen. Dit zou ook bij een smart building kunnen spelen. Naast camera’s worden er ook vaak vingerafdrukken of gezichtsherkenningsapparatuur gebruikt. Dit is echter lang niet altijd zomaar toegestaan. Om problemen te voorkomen, is het zaak om de AVG er goed op na te slaan voordat persoonsgegevens worden verwerkt.’

 

Het nieuwe Bouwrecht

Stefan Kloots: ‘Een jaar of tien geleden ging Bouwrecht met name over bouwtijdvertraging, kwaliteit van het geleverde werk en meer- en minderwerk. Nu hebben we ook hele andere discussies. Over prefabricering, smart building en circulariteit bijvoorbeeld. Het Bouwrecht krijgt een andere vorm. De rol van alle partijen -van aannemer en installateur tot en met adviseurs en leveranciers- verandert.’
Het advocatenkantoor uit Nijmegen anticipeert duidelijk op deze ontwikkelingen. Daarin speelt de omvang van het kantoor een aanzienlijke rol. Het kantoor is groot genoeg om meerdere expertises te betrekken bij de vraagstukken en is klein genoeg om flexibel te zijn. Dat het kantoor als sinds de oprichting 45 jaar geleden een grote footprint in de bouw heeft, helpt natuurlijk ook.

 

Juridisch advies bij projecten binnen bouw en vastgoed? Klik hier voor meer informatie: Website Poelmann Van Den Broek

 

Lees hier meer over smart buildings-as-a-service

‘Coronacrisis nog weinig invloed op totale facilitaire kosten per m2’

gemiddelde servicekosten per m2

Bron: NFC index

De kosten van de facilitaire dienstverlening blijven vrijwel gelijk op € 487,90 per verhuurbare vierkante meter (vvo) exclusief btw. Het coronajaar 2020 neemt een bijzondere plek in binnen de facilitaire dienstverlening. De kantoren gingen dicht, thuiswerken werd de norm. Echter, de gevolgen voor de index zijn – net als tijdens de financiële crisis – niet direct zichtbaar.

NFC INDEX 2020

Deze laat onderliggend enkele schommelingen zien maar blijft op zijn plaats. Verwachting is dat er de komende jaren een blijvende impact zichtbaar zal worden.

Voor de kosten van Gebouw & Infrastructuur zien we ten opzichte van 2019 een lichte daling. Onderliggend lagere kosten voor Tactisch Management en Werkplekomgeving. Er zijn het afgelopen jaar minder activiteiten op deze posten geweest. De schoonmaakkosten dalen. Overigens wordt deze daling enigzins gecompenseerd door extra inzet voor desinfectie en extra schoonmaak.

De kosten van Mens en Organisatie stijgen. Een stijging is te zien bij het Tactisch Management. De crisis vraagt aandacht voor de contracten met de toeleveranciers. Ook een stijging voor BHV/ARBO/Beveiliging/Milieu. Ook hier toenemende aandacht voor de aspecten die met Corona te maken hebben. De kostensoort Post laat een sterke stijging zien. Verder dalende kosten voor Hospitality. Als verwacht zijn hier de invloeden van het thuiswerken te zien. Sterk dalende kosten voor Restauratief en Banqueting.

De ICT kosten stijgen licht. Het thuiswerken heeft de overgang naar de cloud werkplek versneld waardoor kosten zijn verschoven en meer is geïnvesteerd in werkplekbeheer (hardware en werkpleklicenties). De post Centrale & Gedistribueerde Diensten is gedaald (verschuiving naar Werkplekbeheer, maar ook omdat er minder is geprint). De kosten voor de Telematica en Servicedesk zijn gestegen. De kosten voor trainingen zijn gedaald omdat er meer online trainingen zijn gevolgd.

Strategisch Facility Management en Horizontale functies laten een daling zien. Onderliggend zien we een toename in de kosten voor het Strategisch Facility Management (met name Accountmanagement) en binnen Horizontale functies een stijging in de kosten voor Planning en Control en het Bedrijfsbureau.

2020 IN CIJFERS

NFC Index® Kantoren 2020 = € 487,90 per m² vvo, exclusief btw.
In 2020 bleven de facilitaire kosten vrijwel gelijk aan die van 2019 (een daling van 0,5%). In 2020 is het vloeroppervlak per werkplek (20,01 m² VVO) nagenoeg gelijk aan 2019 (20,09 m² VVO).

COVID 19

Bij de berekening van de NFC Index® Kantoren wordt gebruikt gemaakt van datasets van aangesloten leden. Over het crisisjaar 2020 zien we, ondanks een duidelijke afname van het aantal beschikbare datasets, op de meeste kostensoorten voldoende waarnemingen om een valide index uit te brengen. Toch moeten de kengetallen, vanuit het perspectief van een crisisjaar en een veranderende werkomgeving, met enige voorzichtigheid gebruikt worden.

 

Bereken makkelijk online je servicekosten >>

 

Circulair gebouw beheren. Hoe doe je dat en waar moet je op letten?

Circulair gebouw beheren

Wat betekent de circulaire economie voor technisch vastgoed professionals? Het circulaire denken stopt dus niet na het bouwen van een gebouw. Het gebruik en het beheer zijn net zo belangrijk. Hoe loop je voorop en wat zijn de mogelijkheden? We hebben een overzicht gemaakt met praktische mogelijkheden. Circulair gebouw beheren

We hebben met elkaar afgesproken om in 2050 een circulaire economie te zijn. Dit lijkt nog ver weg, maar er is dan ook nog een lange weg te gaan binnen de vastgoedwereld. Gebouwen zijn verantwoordelijk voor 35% van de totale CO2-uitstoot in Nederland. Onderhoud en gebruik van gebouwen doen daarnaast een groot beroep op onze grondstoffen in de vorm van energie, water, onderhoud, schoonmaak en diensten.

Definitie van circulair gebouw

Een gebouw dat met minimale inzet van virgin materials en andere grondstoffen maximale waarde creëert om op duurzame wijze te voorzien in een huisvestingsbehoefte, waarbij de gebruikte materialen hun waarde blijven behouden tijdens en na het gebruik.

Dit artikel gaat over het optimaliseren van de gebruiksfase. Kortom, hoe ga je om met het dagelijks onderhoud en verwerk je circulair beheren in het Duurzaam Meerjaren Onderhoudsplan (DMJOP)?

 

Circulaire paspoort gebouw

Jij bent als gebouwbeheerder verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw. We hebben geen invloed meer op de bouw van het gebouw, maar met het opzetten van een circulair paspoort met daarin een overzicht van alle gebouwkenmerken die betrekking hebben op de circulariteit van een gebouw, kun je een goede start maken voor een circulair gebouw.

Kijk bij het opzetten van een circulair paspoort zoveel mogelijk naar bestaande standaarden, normen en labels voor duurzaamheid van gebouwen. Bij het opzetten van een gebouwpaspoort gaat het dus niet alleen over de gebruikte bouwmaterialen, maar ook over:

  • Hoe is het beheer en onderhoud geregeld;
  • Hoe wordt er met transformaties omgegaan;
  • Hoe flexibel is het gebouw;
  • De herbruikbaarheid van onderdelen uit het gebouw;
  • Mogelijkheid waardebehoud door optimalisatie van gebouwfuncties.

Belangrijk hierbij is welke van deze kenmerken zijn relevant om te meten, vast te leggen en bij te houden gedurende het bestaan en gebruik van het gebouw? Belangrijke vragen hierbij zijn:

Waar staan we nu en hoe kan de circulariteit nog verbeterd kan worden?                                                                                                                Hoe kun je als beheerder gebouwen op een rendabele en praktische manier duurzaam en toekomstbestendig maken?

Hoe is het beheer en onderhoud geregeld

In welke mate kun je als beheerder een zo circulair mogelijk beheer en onderhoudsplan realiseren? Niet alleen het verlagen van het energieverbruik in gebouwen is hierbij heel belangrijk, maar ook het grondstoffenverbruik. Welke zaken kun je hierbij van je leveranciers eisen. Ga bijvoorbeeld met leveranciers in gesprek om gebruik en verbruik van grondstoffen zichtbaar te maken. Circulaire economie gaat vaak over diensten afnemen in plaats van producten.

 

Hoe flexibel is het gebouw

Creëer voor jezelf een overzicht in de aanpasbaarheid van het gebouw. Is het gebouw geschikt voor andere doeleinden indien de markt verandert? Zijn er andere functies en behoeften waarin het gebouw kan voorzien? Flexibiliteit van installaties is daarbij ook belangrijk.

 

De herbruikbaarheid van onderdelen uit het gebouw

Bepaal welke onderdelen van het gebouw hergebruikt kunnen worden. Indien een onderdeel van het gebouw in een andere omgeving hergebruikt kan worden, bespaar je grondstoffen. In welke mate kan het gebouw gerecycled worden?

 

Hoe wordt er met transformaties omgegaan

Hoe kun je als organisatie bij transformaties voorkomen dat je materialen gebruikt die niet meer kunnen worden hergebruikt. Welke alternatieve mogelijkheden zijn er voor oplossingen met hernieuwbare grondstoffen?

 

Mogelijkheid waardebehoud door optimalisatie van gebouwfuncties

Grondstoffen kunnen volledig herbruikbaar zijn, maar grondstoffen in een gebouw dat niet wordt gebruikt (bijvoorbeeld vanwege een ongunstige locatie) hebben minder waarde dan wanneer ze zijn toegepast in een gebruikt gebouw. Grondstoffen dienen ingezet te worden daar waar ze het meeste waard zijn. Hoe kunnen de gebouwen optimaal worden gebruikt?

 

Koers is gespecialiseerd in beheer en onderhoud

 

 

 

 

Inspiratiesessie; SMART building, data & cleaning

Aankomende donderdag 27 mei organiseert EW facility services een inspiratiesessie met het thema SMART building, data & cleaning. Rond lunchtijd, van 11:30-12:00 uur, kun je, eventueel onder het genot van een broodje, aanschuiven. In een half uur praten we ze je bij over inspirerende ontwikkelingen en innovaties in de schoonmaak en facilitaire markt. EW facility services is koploper in de branche en verschijnen daarom binnenkort ook in ons magazine Koplopers in slimme gebouwen.

Data voor efficiënt gebouwbeheer

Smart building-technologieën bieden interessante kansen om gebouwen te verbeteren. Op welke manieren kan er data uit gebouwen onttrokken worden en hoe kan deze data omgezet worden in nog beter presterende gebouwen? De eerste stappen worden inmiddels gezet met gebouw gebonden systemen en ICT oplossingen. Denk aan systemen op het gebied van binnenklimaat, verlichting en toegang en ICT oplossing ten aanzien van locatiebepaling in een pand en het meten van benutting en bezetting.

  • Na deze inspiratiesessie weet je hoe slimme gebouwen en data jou als facilitair professional kunnen helpen bij je dagelijkse uitdagingen.

Programma

Rutger Verstegen van EW en Joost Botman van OG Wijzer, kijken samen naar deze trends. We zoomen daarbij ook in op de mogelijkheden voor data gedreven schoonmaak, waarbij we een kort inkijkje geven in onze nieuwste innovatie Clean&pay-per-use.

  • Of je nu een inkoper, vastgoedbeheerder of facilitair manager bent voor iedereen komen er interessante en bovenal inspirerende onderwerpen aan bod!

Praktische informatie

Datum:         27 mei
Tijd:              11:30 uur – 12:00 uur
Deelname:   gratis
Aanmelden: via het aanmeldformulier op de pagina van EW facility services