Wat wel en niet onder servicekosten valt, legt u vast in de huurovereenkomst. Het ROZ-model biedt daarvoor een prima basis, maar het kan goed zijn dat u door de juridische bomen het servicekostenbos niet meer ziet. Daarom hebben wij de relevante alinea’s uit de handleiding, de huurovereenkomst en de algemene bepalingen van het ROZ-model op een begrijpelijke manier voor u onder elkaar gezet. Voorbeeldovereenkomst servicekosten bedrijfspand

Let op: aan onze uitleg van de teksten uit het ROZ-model kunt u geen rechten ontlenen.

Tips uit de handleiding

In alinea 3.9 van de handleiding staan instructies voor als u servicekosten opneemt in de huurovereenkomst.

Specificeer de kosten in de huurovereenkomst

Wat onder servicekosten valt, legt u vast in artikel 5 van de huurovereenkomst. U mag alleen de kosten in rekening brengen van services die zijn afgesproken met de huurder en die daadwerkelijk geleverd zijn.

Is het gebouw niet volledig bezet? Houd er dan rekening mee dat u de huurder niet meer servicekosten in rekening brengt dan wanneer het gebouw wel volledig bezet zou zijn. U mag de huurder bijvoorbeeld geen verwarmingskosten laten betalen van de ruimtes die leeg staan.

U kunt administratiekosten in rekening brengen

U mag de servicekosten verhogen met een opslag voor administratiekosten. Als u administratiekosten rekent, legt u dit ook vast in artikel 5 van de huurovereenkomst.

Voorschot en eindafrekening

Omdat de hoogte van de servicekosten meestal niet vooraf bekend is, kunt u de huurder iedere maand een voorschot laten betalen. Aan het eind van de periode, het servicekostenjaar, berekent u de daadwerkelijk gemaakte servicekosten en maakt u een eindafrekening. De eindafrekening deelt u met de huurder. Het liefst binnen 12 maanden na afloop van het kalenderjaar waarop de servicekosten betrekking hebben. Voorbeeldovereenkomst servicekosten bedrijfspand

U kunt tussentijds het voorschot aanpassen

Verwacht u dat de servicekosten hoger of lager uitvallen dan u vooraf had ingeschat, bijvoorbeeld omdat het servicepakket is veranderd? Dan kunt u tussentijds het voorschot aanpassen dat de huurder moet betalen. U kunt alleen het servicepakket wijzigen na overleg met de huurder of, als die er is, de servicekostencommissie.

Services waarvoor u kosten kunt rekenen

In de handleiding staan veel voorbeelden van zaken en diensten die onderdeel kunnen zijn van het servicepakket. Een aantal hiervan:

• Water- en energieverbruik
• Het verhelpen van storingen en de keuringskosten van installaties en apparatuur
• Afvoer van afval
• Schoonmaak
• Onderhoud van gemeenschappelijke (buiten)ruimten
• Huisbewaarders, portiers en bewakers
• Beheer en administratie van leveringen, diensten en abonnementen

Artikelen in de huurovereenkomst

De artikelen in de huurovereenkomst die betrekking hebben op servicekosten zijn 4.6, 4.8, 5.1 en 5.2.

4.6 de Huurder betaalt servicekosten. Dat is een vergoeding voor de zaken en diensten die de Verhuurder verzorgt. In artikel 18 van de algemene bepalingen staat hoe deze servicekosten tot stand komen. De Huurder betaalt een voorschot op de servicekosten. Na afloop van het servicekostenjaar worden de daadwerkelijk gemaakte kosten met de Huurder verrekend.

4.8. De Huurder betaalt iedere maand de volgende kosten:

• de huurprijs €
• het voorschot op de servicekosten, inclusief eventuele omzetbelasting €
• eventuele omzetbelasting over de huurprijs €

Het servicepakket

5.1 de Verhuurder verzorgt de volgende zaken en diensten:

…….

5.2 de Verhuurder kan na overleg met de Huurder het servicepakket in artikel 5.1 aanpassen.

Verduidelijking in de algemene bepalingen

In de huurovereenkomst wordt vaak verwezen naar de algemene bepalingen. De bepalingen die betrekking hebben op de servicekosten zijn 18.1 t/m 18.11.

Overeenkomsten met (energie)leveranciers

18.1 Bovenop de huurprijs betaalt de Huurder de kosten voor het water- en energieverbruik. Hieronder vallen ook kosten voor het aangaan van de overeenkomst, de meterhuur en eventuele andere kosten en boetes van nutsbedrijven. De Huurder sluit zelf overeenkomsten met leveranciers, tenzij de Verhuurder en Huurder hebben afgesproken dat de Verhuurder dit doet, bijvoorbeeld omdat het gehuurde geen eigen aansluitingen heeft.

18.2 Als de Huurder behoefte heeft aan zaken en diensten waarover geen afspraken zijn gemaakt, kan de Huurder voor eigen rekening en risico en met goedkeuring van de Verhuurder overeenkomsten en servicecontracten sluiten met leveranciers.

Kosten doorberekenen aan de huurder

18.3 De Verhuurder berekent de servicekosten van zaken en diensten die zijn afgesproken en die daadwerkelijk geleverd zijn. Eventueel met een opslag voor de administratiekosten. De Verhuurder laat in de eindafrekening zien wat het aandeel van de Huurder is in de kosten. De Verhuurder hoeft daarbij geen rekening te houden met het daadwerkelijke gebruik van deze zaken en diensten door de Huurder. Is het gebouw niet volledig in gebruik? Dan brengt de Verhuurder niet meer servicekosten in rekening bij de Huurder dan wanneer het gebouw wel volledig in gebruik zou zijn.

18.4 Na afloop van het servicekostenjaar maakt de Verhuurder een eindafrekening en deelt dit met de Huurder binnen 12 maanden na afloop van het jaar waarop de kosten betrekking hebben. In de eindafrekening staat elke kostensoort apart te vermeld. De Verhuurder laat ook zien hoe de berekening tot stand is gekomen en wat het aandeel van de Huurder is in die kosten. De Huurder zou eenvoudig zelf moeten kunnen narekenen of de bedragen kloppen. Lukt het de Verhuurder niet om de eindafrekening binnen 12 maanden aan de Huurder te verstrekken? Dan laat de Verhuurder dit aan de Huurder weten. De wettelijke verjaringstermijn van 5 jaar start na afloop van het jaar waarop de servicekosten betrekking hebben.

18.5 Bepaling 18.4 is ook van toepassing als de huur wordt beëindigd. Voorbeeldovereenkomst servicekosten bedrijfspand

Betalen van servicekosten

18.6 Als uit de eindafrekening blijkt dat de Huurder te veel of te weinig servicekosten heeft betaald, worden de servicekosten binnen drie maanden na het verstrekken van de eindafrekening bijbetaald door de Huurder of terugbetaald door de Verhuurder. Dit geldt ook als de Huurder het niet eens is met de eindafrekening.

18.7 De Verhuurder kan tussentijds, in overleg met de Huurder het servicepakket wijzigen.

18.8 De Verhuurder kan het voorschot aanpassen als de servicekosten naar verwachting hoger of lager zullen uitvallen. Bijvoorbeeld als het servicepakket is gewijzigd.

Verbruik van gas, elektriciteit, warmte en water

18.9 Is het leveren van gas, elektriciteit warmte en/of water onderdeel van het servicepakket? Dan kan de Verhuurder, in overleg met de Huurder, het meten van het verbruik en het aandeel van de Huurder in de kosten hiervan aanpassen. Daarbij hoort individuele bemetering om het daadwerkelijke verbruik zichtbaar te maken tot de mogelijkheden.

18.10 Ontstaat er onduidelijkheid over het aandeel van de Huurder in het verbruik van gas, elektriciteit, warmte en/of water omdat de verbruiksmeters niet goed functioneren? Dan laat de Verhuurder het aandeel van de Huurder vaststellen door een bedrijf dat hierin is gespecialiseerd.

Tot slot

18.11 Tenzij de Verhuurder ernstig tekortschiet, is de Verhuurder niet aansprakelijk voor eventuele schade als zaken en diensten niet worden geleverd of niet functioneren. De Huurder heeft in dit geval ook geen recht op huurprijsvermindering. Voorbeeldovereenkomst servicekosten bedrijfspand

Ook interessant… Drie tips voor een soepele eindafrekening servicekosten.