Van tramremises tot werkplaatsen voor veerboten. De 500.000 m2 vastgoed van het Amsterdamse openbaarvervoerbedrijf GVB is omvangrijk en divers. Hoe kun je al die verschillende gebouwen kostenefficiënt in stand houden en tegelijk verduurzamen? GVB zet hiervoor een regieorganisatie op. Met de bedrijfsstrategie voor ogen stuurt die op specifieke beleidskaders per gebouw.

GVB is een geprivatiseerde organisatie. Het maakt gebruik van het vastgoed waarvan Activa BV eigenaar is. “Voor onderhoud geven wij opdracht aan het Facilitair Bedrijf van GVB”, zegt senior manager Vincent de Graaff. “Dat vastgoed staat ten dienste van het primaire proces: openbaar vervoer. Onderhoud en verduurzaming doen we doelmatig én slim. Simpel gezegd: geen voorzieningen opknappen die je binnenkort gaat slopen.”

Schakel tussen strategie en operatie
Niet opknappen vlak voor je een gebouw sloopt of afstoot. Het klinkt logisch, maar toch komen dergelijke fouten nog steeds voor, weet senior consultant Johan Smit van advies- en ingenieursbureau RPS. “Dit komt omdat strategie en realisatie in veel organisaties langs elkaar heen werken. Bij GVB help ik om een regieorganisatie op te zetten. Dit is de verbindende, tactische schakel voor integrale planvorming: het Facilitair Bedrijf kan zo werken volgens de strategie en naar de verwachtingen van Activa BV.”

Elk gebouw gelabeld
Leidraad voor het beheer en onderhoud is de strategische routekaart van Activa BV. Elk gebouw heeft hierin een strategielabel: is het een kwestie van desinvesteren, consolideren of investeren? “Daarnaast hebben we beleidsmatig bepaald dat veiligheid altijd voorop staat”, zegt De Graaff. “Verduurzamen is een keuze. Onderhoud gebeurt als het echt nodig is en prioriteit heeft. Denk aan lekkage. Dat is voor een fietsenstalling minder noodzakelijk als voor een plek waar mensen werken.”

Beleidskaders per asset
De prioritering leidt tot beleidskaders voor de hele portefeuille. Ze zijn in relatie tot het strategielabel toegewezen aan de gebouwen. De beleidskaders richten zich op wet- en regelgeving, onderhoud (NEN 2767), veiligheid, duurzaamheid en onderhoud. “Zo weten de medewerkers van het Facilitair Bedrijf per gebouw waar ze voor moeten zorgen om in control te komen en te blijven”, zegt Smit.

Inzicht en overzicht
Volgens Smit biedt het werken met beleidskaders nog meer voordelen. “Het zorgt voor integraal inzicht en overzicht. Je kunt verbindingen leggen, de juiste afwegingen maken en prioriteiten stellen. Je voorkomt dat er onnodige maatregelen worden uitgevoerd én dat je kansen mist. Bijvoorbeeld om zonnepanelen te plaatsen bij groot onderhoud aan daken. Per gebouw en binnen de hele portefeuille kun je zo efficiënt maatregelen combineren. Kijk hierbij ook om je heen. Wil je installaties vervangen en tegelijk verduurzamen? Misschien is in de wijk een warmteproject in voorbereiding waarop je kunt aansluiten. Kies en plan het moment slim en maak hierbij optimaal gebruik van stimuleringsmogelijkheden en subsidies.”

Risico’s afwegen
De integrale benadering op basis van beleidskaders levert allerlei kwaliteits-, kosten- en efficiencyvoordelen op. “Voordeel is ook dat je bepaald onderhoud gewoon kunt laten en eventuele consequenties daarvan accepteert”, zegt De Graaff. “Je denkt veel beter na over de effecten van de gebreken en tekortkomingen. Wat zijn de risico’s als je iets doet of laat?”

Regieorganisatie opbouwen
Smit is druk bezig de regieorganisatie te helpen opbouwen. “Het Facilitair Bedrijf zet daarin diverse stappen. Het heeft eerst alle vastgoedinformatie verzameld en ontsloten en er wordt in ICT-systemen geïnvesteerd. Maar in control komen door een regieorganisatie valt of staat bij de mensen die het moeten doen. Intern help ik GVB om die stappen te zetten die nodig zijn om die kennis en kunde op te bouwen en te borgen. Dit houdt ook in dat via aanbestedingen goede externe partners worden aangetrokken. Voor inventarisatie, inspectie, specialistisch onderzoek, integrale planvorming, budgettering en ook de uitvoering van het duurzaam beheer en onderhoud. Partners in beheer! Niet met de mentaliteit van ‘u vraagt, wij draaien’. Maar met adviesvaardigheden op tactisch niveau om te kunnen anticiperen op het gedachtegoed van GVB.”

Bron: RVO