Betalen uw huurders iedere maand of ieder kwartaal een voorschot op de servicekosten? Dan worstelt u misschien, net als veel andere verhuurders, met de jaarlijkse eindafrekening. Want de duidelijkheid van de regels rondom servicekosten bij commercieel vastgoed laat te wensen over. Om vervelende discussies met uw huurders te voorkomen, delen wij drie tips voor een soepele eindafrekening servicekosten.
Tip 1: maak vooraf duidelijke afspraken
Er is geen wettelijke definitie van servicekosten. Wat wel en niet onder servicekosten valt, bespreekt u met de huurder en legt u vast in de huurovereenkomst. U mag alleen de kosten in rekening brengen van services die de huurder ook daadwerkelijk gebruikt. Wij raden aan om alle servicekosten afzonderlijk te benoemen in de huurovereenkomst. Doet u dat niet? Dan kan de huurder bij de eindafrekening kosten die niet overeengekomen zijn terugvorderen.
Tip 2: hanteer een redelijke termijn
Bij verhuur van een woning moet de verhuurder de eindafrekening binnen 6 maanden na het verstrijken van het kalenderjaar aan de huurder verstrekken. Bij commercieel vastgoed is er geen wettelijke termijn. In een standaard ROZ-model huurovereenkomst wordt uitgegaan van een termijn van 12 maanden na afloop van het kalenderjaar waarop de servicekosten betrekking hebben.
Ook na een jaar kunt u nog servicekosten doorberekenen. De verjaringstermijn is 5 jaar. Toch raden wij u aan om een redelijke termijn te hanteren. Een late afrekening is een veelvoorkomend discussiepunt en dat kan leiden tot een verslechterde relatie met de huurder. eindafrekening servicekosten
Tip 3: maak de afrekening specifiek
Zorg ervoor dat de eindafrekening duidelijk is door elke kostensoort apart te vermelden. Laat ook zien hoe de berekening tot stand is gekomen en het aandeel van de huurder in die kosten. De huurder zou eenvoudig zelf moeten kunnen narekenen of de bedragen kloppen.
Blijkt dat de huurder servicekosten moet bijbetalen? Stuur dan meteen een betalingsverzoek mee. Dan kan het ontbrekende bedrag al binnen een maand op uw rekening staan.
Ook interessant… Wat zijn de gemiddelde servicekosten van een kantoor?